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Una de las funciones del departamento legal de una empresa o una compañía especializada en este sector es la gestión de diversos tipos de contratos y procedimientos que implican la redacción, revisión y gestión de contratos.
En un primer momento, se suelen utilizar las herramientas básicas de ofimática, como Excel, Outlook, Drive y carpetas compartidas. Pero, cuando la cartera de contratos y clientes incrementa, puede que sea necesario automatizar esta tarea para agilizar los procesos y aumentar la productividad.
En este sentido, contar con un Software de Gestión de Contratos puede ser un recurso muy útil para agilizar la gestión de los contratos y el trabajo del equipo legal.
Este tipo de software, también conocido como CLM (Contract Lifecycle Management), ofrece diferentes ventajas para pequeñas, medianas y grandes empresas. ¿Quieres conocer cuáles son las funciones del software de gestión de contratos? ¡Lo vemos a continuación!
Ventajas del Software de Gestión de Contratos
La tecnología nos ayuda en la realización de muchas tareas. En el ámbito legal, resulta fundamental para optimizar el tiempo y facilitar el proceso de la gestión de un contrato de principio a fin. Estas son las ventajas que proporciona el uso de un Software de Gestión de Contratos:
Eficiencia y ahorro de tiempo
Un software de gestión de contratos automatiza y agiliza el proceso de creación, revisión, negociación y firma de contratos. Esto reduce el tiempo y los esfuerzos necesarios para administrar los contratos manualmente, lo que permite a los profesionales legales y a otros empleados enfocarse en tareas más estratégicas.
Mejora de la organización y accesibilidad
Los contratos pueden ser almacenados y organizados electrónicamente en un solo lugar centralizado. Con ello, facilita la búsqueda y recuperación de contratos específicos, lo que ahorra tiempo y evita la pérdida de documentos importantes.
Además, los usuarios autorizados pueden acceder a los contratos de forma remota desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que mejora la colaboración y la toma de decisiones.
Cumplimiento de los términos y condiciones establecidos en los contratos
Un Software de Gestión de Contratos ayuda a garantizar el cumplimiento de los términos y condiciones establecidos en los contratos. Entre sus funcionalidades, destaca el envío de notificaciones automáticas de vencimientos, recordatorios de renovación y seguimiento de plazos. Resulta muy útil, ya que evita el incumplimiento y minimiza los riesgos legales asociados con la gestión ineficiente de los contratos.
Reducción de errores y riesgos legales
La automatización de los procesos de gestión de contratos reduce la posibilidad de cometer errores. Por ejemplo, la omisión de cláusulas o la falta de revisión adecuada.
El software también puede proporcionar alertas para garantizar que los contratos estén en conformidad con las políticas internas y las regulaciones externas, reduciendo así los riesgos legales asociados con los contratos mal redactados o incorrectos.
Análisis y reportes
Un Software de Gestión de Contratos puede generar informes y realizar un análisis sobre el estado de los contratos. De este modo, se podrá evaluar el rendimiento, los plazos de ejecución y las cláusulas más utilizadas.
El estudio de estos datos proporciona una visión más completa de las prácticas contractuales de una organización y ayudan a tomar decisiones más adecuadas. Y, con ello, se consigue mejorar la eficiencia y la rentabilidad.
Colaboración y seguimiento
Otra de las ventajas que ofrece este tipo de software es que permite una colaboración más eficiente entre las diferentes partes interesadas en el proceso de gestión de contratos.
Las pistas de auditoría y las notificaciones de cambios que incluye esta herramienta facilitan el seguimiento de las revisiones y comentarios realizados por diferentes personas, lo que promueve una comunicación transparente. Por tanto, posibilita una mejor coordinación en el proceso de creación y negociación de contratos.
El uso de un Software de Gestión de Contratos en el ámbito legal proporciona una gran eficiencia, control, colaboración y reducción de errores. Se trata de una forma de automatizar la tarea de la gestión de un contrato, obteniendo un cumplimiento legal más sólido y efectivo,
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