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El momento crucial en cualquier negociación es la firma del acuerdo o contrato. Cada profesional sigue unas determinadas técnicas de persuasión para lograr cerrar un acuerdo. No obstante, la manera en que se firma un contrato también juega un papel importante.
El proceso, el tiempo y las facilidades son una parte esencial para que el cliente o el proveedor quede satisfecho con la empresa. Por tanto, no es lo mismo hacer que se desplace para firmar el contrato en papel que enviarle el documento de manera online. En este sentido, utilizar la firma electrónica ahorrará trámites y reducirá el tiempo del procedimiento.
Pero en ocasiones, en muchas empresas y organizaciones, surge la pregunta de si es legal firmar contratos a través de la firma electrónica. En el artículo de hoy, resolvemos esta cuestión y te ofrecemos una serie de recomendaciones para utilizarla en tu empresa.
La firma electrónica: ¿es legal?
Actualmente, aún existe cierta desconfianza por parte de empresas, clientes y usuarios a las transacciones telemáticas y, en general, a las comunicaciones que transmiten las nuevas tecnologías. Esta falta de desconfianza supone un freno para el desarrollo de la economía y la sociedad de la información.
Precisamente, algunos recursos como la firma digital son muy útiles para facilitar las gestiones y los procedimientos administrativos de las empresas. Pero, respecto a la pregunta de si es legal firmar contratos de manera online, definitivamente es sí: la firma electrónica es legal.
Reglamento eIDAS para la identificación electrónica
Desde 2016, la Unión Europea cuenta con el Reglamento eIDAS. Concretamente, ofrece un marco legal común para la identificación electrónica y los servicios de confianza, haciendo que la entrega de servicios en el entorno europeo sea más sencilla.
Esta regulación tiene tres objetivos principales:
- Aumentar la eficacia de los servicios públicos y privados online.
- Potenciar el comercio electrónico en el territorio europeo.
- Fomentar la confianza de los usuarios en las transacciones electrónicas.
En resumen, los documentos firmados electrónicamente tienen los mismos efectos legales que un contrato firmado de manera manuscrita. De hecho, ambos tienen la misma efectividad legal y sirven como prueba en un procedimiento judicial.
Documentos sujetos a la firma digital
En general, la firma electrónica puede utilizarse en la mayoría de documentos. Te mostramos las diferentes opciones y los sectores en los que puedes usarla:
- Ámbito de las relaciones de los ciudadanos con la Administración. Entre los principales trámites destacan las solicitudes de licencias, los certificados, las licitaciones públicas, las declaraciones tributarias, etc.
- Relaciones entre empresas y trabajadores o clientes. Por un lado, los trabajadores pueden utilizar la firma digital de contratos y documentos para Recursos Humanos. Y, por otro lado, las empresas pueden firmar contratos de prestación de servicios y cierre de ventas con clientes.
- Relaciones entre empresas y consumidores: En este caso, hace referencia al ámbito del comercio electrónico.
¿Qué documentos no son válidos para la firma electrónica?
Sin embargo, los contratos que requieran por ley la intervención de órganos jurídicos como notarios, registradores de propiedad y mercantiles o autoridades públicas se deberán regir por su legislación específica. En definitiva, se puede afirmar que la firma digital puede utilizarse para todo tipo de documentos que no estén sujetos a exigencias de forma.
Por tanto, las empresas no deben tener dudas sobre la validez de la firma electrónica. La pueden incorporar como un instrumento para firmar los contratos con clientes, consumidores y proveedores.
Los profesionales que deseen optar por una solución digital que agilice los trámites para cerrar sus contratos y negocios, pueden encontrar en este servicio electrónico una gran cantidad de ventajas.
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